Chính sách quyền riêng tư

Ngày hiệu lực: 28 tháng 8 năm 2026

Đây là bản kiểm soát của chính sách này. Bản tiếng Anh và tiếng Nhật là bản dịch tham khảo; khi có sai khác, bản tiếng Việt được áp dụng.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho ứng dụng Semunio trên Slack, website semunio.com và thông tin người dùng gửi cho Semunio qua email hoặc biểu mẫu hỗ trợ. Trong chính sách này, “Semunio” là dịch vụ Semunio. Semunio hoạt động độc lập, không liên kết hoặc được bảo trợ bởi Slack.

2. Dữ liệu Semunio xử lý

Dữ liệu từ Slack

• Nội dung tin nhắn được Semunio xử lý để dịch và bản dịch được tạo ra.
• Mã nhận diện không gian làm việc, kênh, tin nhắn và người dùng; tên không gian làm việc hoặc kênh khi cần để hiển thị, hỗ trợ và cung cấp tính năng.
• Semunio không yêu cầu Slack cấp quyền đọc địa chỉ email và không lưu địa chỉ email của bất kỳ người dùng Slack nào. Địa chỉ email duy nhất Semunio giữ là địa chỉ mà người dùng tự dùng khi liên hệ hỗ trợ.
• Thông tin cài đặt ứng dụng, gồm thông tin xác thực do Slack cấp, người cài đặt và thời điểm cài đặt hoặc gỡ ứng dụng.
• Dữ liệu Project và Glossary do người dùng tạo, như tên Project, lĩnh vực, mô tả, kênh được gán, cặp thuật ngữ, ví dụ và ghi chú.
• Khi người dùng tải lên file Excel để nhập Glossary, Semunio đọc file để lấy các cặp thuật ngữ rồi lưu dữ liệu Glossary, tên file và kết quả nhập. Semunio không lưu một bản sao riêng của file Excel gốc sau khi xử lý.

Dữ liệu vận hành

• Số ký tự, lượng dữ liệu gửi tới mô hình AI, chiều dịch, mô hình đã dùng, trạng thái gửi bản dịch và thông tin cần thiết để tính hạn mức, thống kê và duy trì dịch vụ.
• Nhật ký chất lượng có thể gồm nội dung cần dịch, kết quả dịch trung gian, bản dịch cuối và thuật ngữ Glossary đã áp dụng. Semunio dùng nhật ký này để phát hiện, điều tra và khắc phục lỗi dịch. Semunio không dùng nhật ký này để huấn luyện hoặc tinh chỉnh mô hình AI.
• Trạng thái bật hoặc tắt dịch theo kênh, lịch sử nhập Glossary và nhật ký cần thiết khi người dùng xóa Project hoặc khi Semunio xóa dữ liệu đã hết thời hạn lưu giữ.
• Thông tin về gói, mức sử dụng và phiên truy cập cần thiết để hiển thị và bảo vệ trang quản lý gói. Semunio không dùng nhà cung cấp checkout hoặc subscription billing bên thứ ba và không có luồng thanh toán tự động. Workspace dùng gói trả phí chuyển khoản ngân hàng trực tiếp cho Semunio, và Semunio kích hoạt gói thủ công sau khi đối chiếu khoản chuyển. Semunio không bao giờ nhận hay lưu thông tin thẻ, và không giữ tài khoản thanh toán nào của người mua. Với mỗi khoản thanh toán, Semunio ghi lại mã tham chiếu hiển thị trên trang chuyển khoản, số tiền, gói và kỳ mà khoản đó chi trả. Mã tham chiếu này sinh ra từ chính định danh của workspace nên nó định danh workspace chứ không định danh người thực hiện chuyển khoản. Semunio không sao chép tên, số tài khoản ngân hàng hay địa chỉ email của người chuyển vào database của ứng dụng; các ngân hàng liên quan có thể lưu hồ sơ giao dịch riêng theo điều khoản và nghĩa vụ áp dụng của họ.

Website và hỗ trợ

• Website hiện không sử dụng công cụ phân tích hành vi hoặc quảng cáo riêng. Nhà cung cấp hạ tầng có thể xử lý dữ liệu kỹ thuật thông thường như địa chỉ IP, thời điểm truy cập, địa chỉ trang được yêu cầu và thông tin trình duyệt để cung cấp và bảo vệ dịch vụ.
• Website hiện tải font từ Google Fonts. Trình duyệt của người truy cập kết nối trực tiếp tới Google để nhận file font; việc xử lý dữ liệu trong kết nối đó tuân theo chính sách của Google.
• Khi người dùng gửi email hoặc mở biểu mẫu Google Forms từ trang Hỗ trợ, Semunio nhận nội dung và thông tin người dùng chủ động cung cấp. Google Forms là dịch vụ bên ngoài và việc xử lý dữ liệu tại đó cũng tuân theo chính sách của Google.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

Semunio sử dụng dữ liệu để:

• Tạo, kiểm tra và gửi bản dịch trong Slack.
• Cung cấp Project, Glossary, quản lý kênh, hạn mức và trang quản lý gói.
• Xác thực không gian làm việc và người dùng, duy trì kết nối với Slack và bảo vệ dịch vụ.
• Liên hệ hỗ trợ, gửi thông báo giao dịch, bảo mật hoặc vận hành cần thiết; và gửi thông tin tiếp thị khi được pháp luật cho phép và người dùng chưa từ chối nhận thông tin đó.
• Theo dõi độ ổn định, điều tra lỗi, hỗ trợ người dùng và cải thiện chất lượng dịch.
• Ngăn chặn lạm dụng, thực hiện yêu cầu dữ liệu và tuân thủ nghĩa vụ áp dụng.

Semunio không bán dữ liệu Slack hoặc nội dung người dùng và không dùng dữ liệu đó cho quảng cáo nhắm mục tiêu.

4. Xử lý bằng AI

Để tạo và kiểm tra bản dịch, Semunio gửi nội dung cần dịch, hướng dẫn dịch và các thuật ngữ Glossary liên quan tới OpenAI qua API. Semunio không dùng dữ liệu Slack để huấn luyện hoặc tinh chỉnh mô hình AI.

Theo chính sách mặc định của OpenAI, dữ liệu gửi qua API không được dùng để huấn luyện hoặc cải thiện mô hình của OpenAI. Tham khảo tài liệu về dữ liệu API của OpenAI.

Theo cơ chế kiểm soát API tiêu chuẩn của OpenAI, prompt và response có thể được giữ trong log giám sát lạm dụng tối đa 30 ngày, trừ khi OpenAI phải giữ lâu hơn theo pháp luật; API Chat Completions không tạo kho application state riêng. Semunio dùng một tài khoản OpenAI API cho dịch vụ thay vì một OpenAI tenant riêng cho từng workspace, và không cung cấp vùng xử lý hoặc lưu trú riêng theo workspace. OpenAI là subprocessor của Semunio đối với nội dung này.

5. Nhà cung cấp dịch vụ

Semunio sử dụng các nhà cung cấp sau để vận hành dịch vụ:

• Slack: cung cấp nền tảng, quy trình cài đặt, sự kiện và API của Slack.
• OpenAI: xử lý nội dung để tạo và kiểm tra bản dịch.
• Railway: vận hành các dịch vụ máy chủ của Semunio.
• Neon: cung cấp cơ sở dữ liệu cho Semunio.
• Cloudflare: phân phối và bảo vệ website Semunio. Đồng thời đo thống kê lưu lượng ở dạng tổng hợp, không dùng cookie.
• Google: cung cấp Google Fonts và Google Forms.

Các nhà cung cấp chỉ được sử dụng để thực hiện chức năng tương ứng. Họ có thể xử lý dữ liệu tại quốc gia hoặc khu vực khác với nơi người dùng sinh sống, theo điều khoản và chính sách riêng của họ. Semunio không cam kết một khu vực lưu trú dữ liệu cụ thể.

6. Thời hạn lưu giữ và xóa dữ liệu

• Nhật ký chất lượng chứa nội dung bản dịch được tự động xóa khi cũ hơn 60 ngày.
• Khi một Project bị xóa, bản ghi Project, mapping kênh, các cặp Glossary và lịch sử chỉnh sửa/nhập Glossary của Project đó bị xóa. Nhật ký dịch và sử dụng có thể còn lại nhưng không còn liên kết tới Project; snapshot audit của việc xóa Project có thể còn đến khi workspace được full wipe sau khi gỡ ứng dụng.
• Khi ứng dụng bị gỡ khỏi một không gian làm việc, dữ liệu sản phẩm liên kết với Slack được lên lịch xóa toàn bộ sau 14 ngày lịch kể từ thời điểm gỡ. Quy trình xóa chạy hằng ngày, nên việc xóa có thể hoàn tất trong lần chạy kế tiếp sau khi đủ 14 ngày.
• Nếu không gian làm việc cài lại Semunio trước khi quy trình xóa bắt đầu xử lý dữ liệu, dữ liệu chưa bị xóa có thể được giữ lại để tiếp tục cung cấp dịch vụ.
• Semunio không lưu địa chỉ email nào liên kết với dữ liệu Slack nên không có dữ liệu nào phải xóa theo thời hạn 14 ngày nêu trên. Với địa chỉ email người dùng chủ động cung cấp cho Semunio — khi liên hệ hỗ trợ, hoặc khi đồng ý nhận thông tin tiếp thị — Semunio lưu thông tin liên hệ cho đến khi người dùng yêu cầu ngừng; sau đó Semunio ngừng gửi thông tin tiếp thị và chỉ giữ dữ liệu tối thiểu cần thiết để ghi nhận việc từ chối hoặc tuân thủ nghĩa vụ áp dụng.
• Mã nhận diện không gian làm việc trong nhật ký xóa được loại bỏ sau 30 ngày. Thông tin không còn khả năng nhận diện không gian làm việc, như thời điểm, kết quả và số lượng bản ghi đã xử lý, có thể được giữ để vận hành và kiểm tra quy trình xóa.
• Hồ sơ giao dịch tài chính và audit cần cho kế toán, thuế, hoàn tiền, tranh chấp hoặc phòng chống gian lận có thể được giữ tối đa 10 năm. Khi dữ liệu sản phẩm liên kết với Slack bị xóa, Semunio loại bỏ hoặc tách mapping trực tiếp tới workspace và người dùng Slack khỏi các hồ sơ đó; hồ sơ còn lại không giữ định danh Slack trực tiếp.
• Dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ xử lý có thể chịu thời hạn lưu giữ riêng theo chính sách của nhà cung cấp đó. Semunio không khôi phục dữ liệu sản phẩm đã bị xóa chỉ để hoàn tác một yêu cầu xóa.

7. Yêu cầu truy cập, nhận bản sao, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu

Người dùng có thể gửi yêu cầu tới support@semunio.com. Để giúp xác minh và xử lý đúng phạm vi, yêu cầu nên ghi rõ tên hoặc địa chỉ không gian làm việc, tên hiển thị trên Slack hoặc mã người dùng nếu biết, cùng loại yêu cầu. Không gửi mật khẩu, thông tin xác thực của ứng dụng hoặc thông tin nhạy cảm không cần thiết.

Semunio xác minh danh tính người yêu cầu và phạm vi yêu cầu. Để xóa dữ liệu sản phẩm Semunio của một workspace, chủ sở hữu hoặc quản trị viên workspace phải gỡ Semunio trong Slack. Thao tác gỡ trên Slack là bước cấp quyền; Semunio không thực hiện yêu cầu qua email chưa xác minh hoặc không có thẩm quyền. Việc gỡ xóa bot token ngay và khởi động quy trình full wipe hằng ngày nêu tại mục 6.

Thành viên khác có thể yêu cầu truy cập, nhận bản sao hoặc chỉnh sửa dữ liệu gắn với mình. Để bảo vệ workspace, việc xóa dữ liệu sản phẩm liên kết với Slack theo quy trình gỡ ứng dụng bởi chủ sở hữu hoặc quản trị viên nêu trên.

Bản sao dữ liệu được cung cấp ở định dạng hợp lý mà Semunio hiện có. Semunio không cam kết có công cụ tải dữ liệu tự động hoặc một định dạng cụ thể. Yêu cầu sẽ được phản hồi trong thời gian hợp lý và theo thời hạn của pháp luật áp dụng.

8. Bảo mật

Semunio áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với quy mô dịch vụ, bao gồm kết nối được mã hóa bằng HTTPS/TLS, xác minh yêu cầu từ Slack, kiểm soát truy cập và tách thông tin bí mật khỏi website công khai. Không phương thức truyền hoặc lưu trữ nào an toàn tuyệt đối; người dùng không nên gửi dữ liệu không cần thiết cho mục đích dịch.

9. Trẻ em

Semunio được thiết kế cho việc cộng tác trong môi trường làm việc, không hướng tới trẻ em và không chủ ý thu thập dữ liệu cá nhân trực tiếp từ trẻ em.

10. Thay đổi chính sách

Semunio có thể cập nhật chính sách này khi sản phẩm, nhà cung cấp hoặc yêu cầu áp dụng thay đổi. Phiên bản mới sẽ được đăng tại trang này và ghi ngày hiệu lực mới. Thay đổi quan trọng sẽ được thông báo bằng phương thức phù hợp khi cần.

11. Liên hệ

Câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu: support@semunio.com.